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Ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen haben. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen die wichtigsten Details erläutern.

 

1. Die E-Rechnung

Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Genauso wichtig wie die elektronische Erstellung der strukturiert elektronischen Rechnungsdaten sind somit auch die elektronische Übermittlung durch den Rechnungsaussteller und der elektronische Empfang durch den Rechnungsempfänger. Die E-Rechnung muss - sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang - eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.

Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar können auch diese Dateien elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.

 

 

2. Zulässige Formate der E-Rechnung

Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden.

Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen. Zumindest muss das Format eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Daten in ein der Norm EN 16931 entsprechendes Format ermöglichen oder mit einem solchen Format interoperabel sein.

In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.

 

XRechnung

Bei der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Zur Nutzung bedarf es eines Visualisierungstools. Anderenfalls ist das Format für das menschliche Auge nicht lesbar, da es keine visuelle Komponente beinhaltet.

 

ZUGFeRD

Bei dem ebenfalls bereits in Nutzung befindlichen ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. Ab der Version 2.0.1 erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung.

 

 

3. Umfang der E-Rechnungspflicht

Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie ein land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen führen oder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Ebenfalls als im Inland ansässig gelten in Deutschland belegene Betriebsstätten eines ausländischen Unternehmers.

 

Die Verpflichtung gilt für alle Rechnungen und Gutschriften, also z.B. auch Dauerrechnungen. Verträge werden also zukünftig, da sie nicht über das erforderliche Datenformat verfügen, nicht mehr als Dauerrechnung ausgestaltet werden können. Auch Umsätze, deren Steuerschuldnerschaft nach § 13 b UStG auf den Leistungsempfänger übergeht, also ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden, unterliegen der Verpflichtung zur E-Rechnung.

 

Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

• Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,

• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,

• Fahrausweise,

• Rechnungen an ausländische Unternehmer,

• Rechnungen an private Endverbraucher.

 

 

4. Beginn der E-Rechnungspflicht

Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

 

4.1 Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Mit anderen Worten: Ab dem 01.01.2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.

 

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

 

Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.

 

4.2 Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025. Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:

 

Bis 31.12.2026

Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. Obacht: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich.

KMU-Erleichterung bis 31.12.2027

Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Obacht: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden, vorausgesetzt der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.

Ab 01.01.2028

Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.

 

 

5. Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde.

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.

 

 

6. Welche Folgen drohen bei Nichtbeachtung?

Eine der Bedingungen für den Erhalt des Vorsteuerabzuges ist eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Die Finanzverwaltung wird daher den Vorsteuerabzug versagen, wenn keine E-Rechnung trotz Verpflichtung vorliegt.

 

 

7. Unterstützung

Die DATEV entwickelt aktuell eine Cloud-Anwendung, über die alle Unternehmer mit einem nur geringen Aufkommen von Ausgangsrechnungen zukünftig E-Rechnungen erstellen können. Bei Interesse informieren Sie sich bitte unter www.datev.de – Stichwort „E-Rechnungsplattform“.

Darüber hinaus ist für alle, die bereits jetzt das Programm DATEV Mittelstand anwenden, der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format möglich.

Auch beim Erhalt von E-Rechnungen unterstützt DATEV über das Programm Unternehmen-Online. Mittels der Tools Upload-Mail und Upload-Online wird die Rechnung in Unternehmen Online eingestellt und kann dort revisionssicher archiviert und in unsere Buchführung übergeben werden.

Wer eine XRechnung erhält und diese visualisieren möchte, kann diese mit kostenlosen Tools wie z.B. „Ultramarinviewer“ oder „Quba“ unter Windows betrachten.